サラリーマン時代には経理や総務に作成してもらっていた請求書も、フリーランスになれば自分で作成しなければなりません。請求書を作成する際には守らなければならないルールがありますし、敬称の使い方など常識的なマナーもあります。
今回はフリーコンサルタントが請求書を作成する時に注意しなければならないことをまとめてみました。
宛先と敬称の使い方に注意
請求書を作成する際には、まず宛先に注意しなければなりません。基本的には取引のあった会社宛になりますが、大きな組織の場合には特定の部署や取引した支店宛ということもあります。請求書を作成する前に必ず担当者に確認して、正しい宛先を記載しましょう。
また敬称の使い方にも注意が必要です。原則として会社や団体には「御中」、個人には「様」を用います。会社名の後に部署が続く場合は「○○株式会社○○部御中」のように、部署の後ろにのみ「御中」が入ります。
会社名や部署名の後に個人名が続く場合には「○○株式会社○○部○山○男様」のように、個人名の後に「様」のみを使用し、会社名や部署名の後に「御中」を使用することはありません。
請求書の発行日は明確に
請求書には必ず発行日が記載されていなければなりません。西暦であっても元号であってもかまいませんが、何年の何月何日であるのかが特定されていなければなりません。
請求書は仕事に対する対価を、きちんと支払ってもらうために発行するものです。いつ支払ってもらえるのかは、請求書の発行日にも関係してきます。会社では「月末締め翌月末払い」や「20日締め翌月10日払い」のように、請求書の締め日と支払い日が決められています。月末締めの会社が多いのですが、締め日が10日や20日の会社もあります。
請求書の発行日は、この請求先企業の締め日を記載するのが一般的です。もし20日締めの企業に末日付の請求書を発行してしまうと、翌月に回されて入金が1カ月遅れてしまいます。
このようなことにならないためにも、必ず請求書を発行する前に請求先企業の締め日を確認しておきましょう。
請求書の明細内容には細心の注意を
請求書の明細内容をどのように記載するかということについても細心の注意が必要です。
「○○一式○万円」のような書き方ですと、請求書を受け取った経理担当者はどんな仕事に対する請求なのかを把握することができません。
明細内容が曖昧だとトラブルの元になり、支払いが遅れたり、支払われなくなったりすることもあり得ます。
明細内容はできるだけ具体的に「品目（仕事内容）」「単価」「数量」「合計金額」を記入するようにしましょう。
また必要であれば備考欄を設け、仕事が完了した日付や作業内容なども記入すると良いでしょう。
契約書と照し合せた内容になっているとわかりやすく安心です。
請求書を作成する際には、今一度項目欄や日付など確認するようにしましょう。
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