PMOとは？PMとの違いや役割・職種、向いている人の特徴などを解説
コンサルタントやエンジニアとしてさまざまなプロジェクトを渡り歩くと、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）と呼ばれる部署、もしくはグループが存在していることに気が付くかと思います。
しかし、コンサルタントやエンジニア側からは、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の仕事ぶりがなかなか見えないというケースが多いのも事実です。
今回はプロジェクトマネジメントオフィス（PMO）とは何を行なうポジションなのか、PM（プロジェクトマネージャー）との違いや役割・職種、向いている人の特徴などを解説します。
目次
- PMOとは「企業プロジェクトの成功をサポートする存在」
- プロジェクトマネジメントにPMOが必要な理由
- PMOの4つの役割
- PMOの職種は3つに分かれる
- PMOのおもな仕事内容
- プロジェクトにPMOが参画するメリット
- PMOがプロジェクトに参画する際の注意点
- PMOの3つのスタイル
- PMOに向いている人の特徴
- PMOに向いていない人の特徴
- PMO向けの関連資格
- まとめ
PMOとは「企業プロジェクトの成功をサポートする存在」
PMO（Project Management Office /プロジェクトマネジメントオフィス）とは、さまざまな企業プロジェクトをマネジメントする部署・組織を指します。そもそも企業プロジェクトの定義は、「複数のビジネスパーソンが集まり、世の中に新たな付加価値をもたらす仕事を成し遂げること」です。
企業プロジェクトの成功に向けて、責任者としてPM（プロジェクトマネージャー）が任命されます。PMOの目的は、PMを支える存在として活動することにあります。
なお、社内メンバーでPMOが設置されるほか、外部コンサルタントがPMOとして参画するケースも少なくありません。後者の場合、社内メンバーにはない客観的な視点での提案が可能となり、円滑にプロジェクトを進行しやすくなる利点があります。
PMOとPMの違い
PM（プロジェクトマネージャー）は、「プロジェクトを総括する責任者」を指します。プロジェクトの成功に向けて、メンバーの選定や目的の決定などを行ないます。
それに対し、PMOはプロジェクトの管理について活動を行ない、PMのマネジメント業務が円滑に行なえるようにサポートします。
プロジェクトマネジメントにPMOが必要な理由
プロジェクトを進める際は、状況の把握や課題の洗い出しなど、多くの作業が発生します。そのため、プロジェクトマネジメントは、PMが一人で行なうのではなく、PMOを配置して役割分担する必要があります。
プロジェクト規模が大きいと、複数のチームが同時に動くことになるため、PMはプロジェクト全体のマネジメントはもちろん、各チームのマネジメントも実施しなければなりません。
例えば、進捗遅れが発生した場合、チームによって課題が異なったり、隠れている課題を掘り起こしたりする作業が必要となります。課題発見はもちろん、解決策の立案・実行には大きな労力が必要なため、PMのみでマネジメントを行なうのは至難の業です。
このような理由から、PMのマネジメントをサポートするPMOの必要性は高いといえるでしょう。
PMOの4つの役割
プロジェクトをPM一人にゆだねることにならないよう、企業はPMOを設置します。PMとともにプロジェクトを成功させるためにPMOが存在するのです。
PMOは、PMをサポートし、プロジェクトの進捗状況や課題、リスク、品質を可視化して管理し、プロジェクトの成功へと導きます。
次にPMO導入による4つの役割について解説します。
プロジェクトを可視化する役割
プロジェクトの状況を知るためには、管理情報が必要です。進捗管理や課題管理、リスク管理、予算管理など、システム開発プロジェクトにおいては、変更管理、障害管理などさまざまな管理プロセスを導入することでプロジェクトの状況を可視化します。
可視化によって、プロジェクトが今どのような課題に取り組んでいるかがわかるため、見えない問題を早期発見し、対策を講じることが可能です。
コミュニケーションを促進する役割
プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションの量は膨大です。ただ、その非効率さも問題となります。例えば、メールでのやりとりは、あとで読み返すときに探すだけでも時間と手間がかかります。そこで、メールの表題に統一のルールを設けることで、探す手間を省くといった対策を講じます。
このように負担となるコミュニケーションコストを管理するのもPMOの役割です。
意志決定を支援する役割
多くのプロジェクトには時間に限りがあり、PMは迅速な意思決定が求められます。そのためにも、プロジェクトのリアルタイムでの状況を把握する必要があり、効率的な情報収集は欠かせません。
仮に、状況がすぐに把握できなければ、PMは、状況把握のために個別のヒアリングをしたり、会議を開いたりしなければいけません。また、管理情報が整っていなければ、それらをまとめるだけでも時間がかかります。
こうした状況を回避するためにも、PMOがプロジェクト管理を徹底し可視化しておくことで、PMの迅速な意思決定を支援できます。
特に、リスク対策に関しては、先手を打つことが肝心です。リスク対策を「考える時間」をPMに捻出してもらうこともPMOがあってこそ可能です。
プロジェクトを一元管理する役割
PMOはおもにPMの片腕やブレーンとして、プロジェクトの管理を一元的に行なう場所です。大規模なプロジェクトになれば、当然参画するエンジニアの数も増え、システムも業務単位で細分化されます。
PMOではどのシステムを担当するチームがどのような状況になっているかを管理し、必要に応じて人材の補充や入れ替えなども検討します。また、各システムで発生した個別のタスクに関する対応もPMOが管理します。どのシステムのどの工程で、どのような課題が発生したのか、その原因や対応状況を管理しながら解決に導くのです。
エンジニアが実際の障害や仕様変更に対するシステム側の対応を行なうのに対し、PMOはクライアントへの説明を行なったり、進捗状況を報告しつつ指示を仰いだりします。大規模なプロジェクトになればなるほど、別途発生する課題の数は増えていくため、PMOメンバーの管理工数も含めたプロジェクト運営が大切になります。
PMOの職種は3つに分かれる
PMOの職種は業務内容によって、以下の3つに分けられます。
なお、PMOの人員が豊富でない場合は、複数を兼務することもあります。それぞれの職種の特徴を理解しておけば、PMOの役割を把握しやすいでしょう。
PMOアドミニストレーター
プロジェクトの事務担当者として、データ収集や会議のコーディネート、情報共有や書類作成、経理処理などを行ないます。
大規模なプロジェクトになると、1つのプロジェクトでチームが複数作られるケースもあります。チームの数が増えるとマネジメントは複雑化しやすくなりますが、事務役となるこの職種を適切に配置すれば、PMの業務負担を抑えることも可能です。
PMOエキスパート
PMOアドミニストレーターが集めたデータを分析し、アウトプットする役割を担います。作業プロセスやツールなどの分析を踏まえ標準化し定着を図る作業や、プロジェクトオーナーとの連携など多岐にわたります。
業務のなかでも、特に標準化の作業は重要なポイントといえます。というのも、標準化を図ることで、プロジェクトの進行度合いや成果がPMの資質によって左右されづらくなり、常に安定した品質を担保しやすくなるためです。
また、標準化を推進すれば、業務効率化を実現でき、予算やリソースの削減へつながる可能性があります。さらに、マネジメントにおける属人化を防ぐことで、自社のノウハウとして着実に蓄積できる利点もあります。
PMOマネージャー
PMOを管理するマネジメント業務を担います。おもな業務は、全体の組織戦略や計画の策定、メンバーの稼働管理や教育、予算管理などです。
PMOとして携わるメンバーが多いときや、複数のPMOがあるときに配置される傾向にあります。経営層とPMOの間を取り持つ役割を担うケースも多いため、豊富な経験やスキルを持った人材が求められます。
PMOのおもな仕事内容
PMOのおもな仕事内容は、プロジェクト運営にかかわるものと、内部基準や標準化にかかわるものが挙げられます。ここでは、それぞれの仕事内容を詳しく解説します。
プロジェクト運営事務局
PMOではプロジェクトの全体を運営するために、プロジェクトで定例化する会議体の管理も行ないます。
例えば、開発フェーズにおいてのレビュー会や、進捗状況、障害対応状況の報告会など、プロジェクト運営に必要な会議体はいくつも存在します。PMOはその会議体におけるアジェンダ（議題）を設定したり、会議体に必要な資料を作成したりするといった事務局としての役割を担っているのです。
実際のプロジェクトにおいて定例会議に参加するのは、PMOメンバーをはじめ、各システムの担当リーダーやPM、さらにクライアント側の情報システム担当者というケースが多いでしょう。PMOはこの会議において各システムからヒアリングしたうえで、開発や課題に対する進捗状況を取りまとめ、会議体の資料として作成します。
さらに、開発状況に遅延が発生したり、解決が難しい課題に直面したりといった局面では、顧客側のビジネスにそれがどのように影響するのかも、報告しなければいけません。
PMOはクライアントとエンジニアの間を取り持ちながら、プロジェクトが正常に走行するよう制御していく役目を負っているのです。
内部基準や標準化
PMOには管理や報告、会議体の運営といった仕事のほかにも、プロジェクト内における統一の基準を作成するという仕事もあります。
例えば、進捗率の定型化、品質管理指標や評価基準の作成などです。
大規模なプロジェクトでは、定期的にクライアント側担当者に対して進捗率の報告を行なう必要があります。
ひと口に進捗率といっても、各システムの担当者によって進捗状況は主観が入り込んでしまうため、これを定型的な数値に直すための作業が必要になるのです。
さらに、構築するシステムやドキュメント類に対する品質管理の基準も必要になります。
例えば、同じ言語でいくつものプログラムを作成する場合、プロジェクト内にソースコード記載のルールを定めた「開発標準」が存在していないと、エンジニアによってソースコードの書き方に差が生じてしまいます。
情報システムの開発プロジェクトは、幾人ものエンジニアが顔を合わせることなく、一つの機能に手を入れていくことが多いため、このように統一された基準というものが重要性を帯びてくるのです。
また、設計書やレビュー用結果報告書といったドキュメント類のテンプレートについても対策が必要です。
これらのことから、PMOは実際のシステム開発作業における「枠組み」を作っているといえるでしょう。
プロジェクトにPMOが参画するメリット
続いて、プロジェクトにPMOが参画するメリットを2つ紹介します。
プロジェクトの成功確度を高められる
PMOが参画することで、プロジェクトにおけるスケジュール・コスト管理の高度化や、プロジェクト品質の適正化など、プロジェクトの進捗を適切に管理できる体制が整います。
スケジュール管理を例に挙げると、日々変わっていく状況や課題を踏まえたうえでの管理が実現可能です。PMは、各メンバーへの確認および管理の業務をPMOにサポートしてもらえるため、自身の負担を減らせる利点もあります。
PMOが参画していれば、第三者として客観的にプロジェクトに携われるため、PMの意思決定を的確にサポートでき、成功確度を高められるでしょう。仮にプロジェクトにPMOが参画していないと、メンバーの属人性や能力に依存しがちになり、品質低下などのリスクを招くおそれもあります。
PMの負担軽減につながる
プロジェクトを進行する際、リスクが問題として顕在化すると、PMの負担となってしまいます。しかし、PMOが参画すれば、納期遅れや予算の膨張などに対するリスク管理を適切に行なえるようになります。リスクを事前に洗い出し、該当するリスクが出現した場合は迅速な対応が可能となるでしょう。
ITプロジェクトでは、技術的な知見のあるコンサルタントをPMOとして参画させるなど、専門領域に特化した人材を投入するケースもあります。ステークホルダーと技術者における円滑なコミュニケーションの橋渡し役として立ち回るほか、PMがフォローしきれない現場の意見や技術面での課題を、わかりやすく説明する役割も担います。
PMOがプロジェクトに参画する際の注意点
PMOがプロジェクトに参画する際の注意点を2つ紹介します。
メンバーとの衝突を避ける
PMOが参画して、マネジメントや管理について細かく指摘すると、プロジェクトに携わるメンバーと衝突してしまうおそれがあるので注意が必要です。特に、外部コンサルタントのPMOが参画するケースは、その危険性が高まります。
余計な衝突を避けるためにも、適正なマネジメント体制の確立・運営に向けて活動する中立的なスタンスは維持し、PMOはあくまでサポート役に徹することが重要です。
PMとの信頼関係を築く
PMOのレベルによっては、PM以上に頼りにされるケースがあります。しかし、PMがPMOに依存したり、両者の意見が対立したりすると、プロジェクトの進行に影響をおよぼす可能性があるので注意しましょう。
プロジェクトの成功に向けたPMOとPMの連携は重要ですが、最終的な意思決定権はPMが握っていることを前提に、PMOがしっかりとバックアップすることが大切です。お互いの信頼関係を築いたうえで、チーム全体でフォローし合い、プロジェクトを遅滞なく完遂できるような雰囲気作りを心がけましょう。
PMOの3つのスタイル
企業によって求められるPMOのスタイルは異なります。ここでは、3つあるPMOのスタイルごとの特徴を紹介します。
支援型
PMから要請された際に、支援やアドバイスを行なうスタイルです。PMOの影響力は抑えられており、PMの自主性を尊重していることが特徴です。
PMOは、プロジェクトに必要な資料・マニュアルの作成などを行ない、支援していきます。円滑にプロジェクトを管理できるPMがいて、PMOは情報提供するだけでよいときに、支援型のスタイルが採用されることが多いでしょう。なお、プロジェクトにおける権限は、ほとんど持っていない傾向にあります。
コントロール型
支援型PMOに比べると、プロジェクトに対してより深くかかわるスタイルです。マネジメント工数が多い、大規模なプロジェクトに適しています。
マネジメントで使うツールの指定や、方法論・枠組みの提示、法規制に対する適合性の確認なども行ないます。
PMはある程度の経験を積んでいるものの、PMOからの十分な支援が必要な場合に採用されるスタイルです。場合によっては、PMがPMOに依存するおそれもあるため、PMとの業務範囲をしっかりと分けておくことが重要です。
指揮型
PMOが実質的な司令塔としてプロジェクトを管理するスタイルで、コントロール型よりもさらに権限が強まります。
PMの経験値が低い場合や、新人のPMが管理者として立つ場合に採用される傾向にあります。プロジェクトによっては、重要な課題が発生しているシーンで指揮型のPMOが投入されて、正常な運営へ戻す役割を担います。
具体的な業務は、データ・情報の分析や、会議でのファシリテーションを通じて、PMが適切な意思決定を下せるように導くことです。
PMOに向いている人の特徴
ここからは、PMOとしてプロジェクトに携わることに向いている人の特徴を2つ紹介します。
PMの経験を積んでいる人
さまざまなプロジェクトでPMとしての経験を重ねている方であれば、PMOの一員として参加した際もそれまでの経験を活かせる可能性が高いといえます。PMOという職種が、PMのキャリアパスの一つに数えられていることも、その裏付けといえるでしょう。
元PMの経験を活かし、予測したリスクをすぐにPMへ共有したり、進捗状況を高いレベルの解像度にまとめたりできるため、優れた人材としての活躍が見込めます。
複数のプロジェクトに携わって知見を広げたい人
PMOとして携わる際は、複数のプロジェクトに参画するケースもあるため、自身の知見を広げることにも役立つでしょう。
種類や規模の異なるプロジェクトに参画し、成功へ導く実績を積むことで、体系的なプロジェクトマネジメントスキルも養えます。自身の市場価値を高めることにもつながるため、PMOのコンサルタントとして活動する場合は特に有益な経験となります。
PMOに向いていない人の特徴
次に、PMOに向いていない可能性のある人の特徴を解説します。
小規模プロジェクトのPM経験しかない人
PMOが設置されるのは、一般的に大規模なプロジェクトが対象となります。例えば、小さな規模のプロジェクトでしかPMを経験していない方の場合、PMに対してサポートすべき内容や、自身の立ち回り方がわからないケースがあります。
PMとして働いている段階で、なるべく大規模なプロジェクトへ参加するなど、積極的に経験を積むことで、PMOに不可欠なスキルの向上が図れるでしょう。
1つのプロジェクトのみにかかわりたい人
先述のとおり、PMOは複数のプロジェクトでサポート役として携わるケースも多くあります。そのため、1つのプロジェクトに集中して取り組みたい人は、向いていない可能性があるでしょう。
また、PMに比べると、PMOのメンバーは実際に現場へ入る機会は少ない傾向にあります。プロジェクト現場でチームを牽引することが好きな人は、PMとしてかかわるほうが向いているでしょう。
スケジュール管理や事務作業が苦手な人
PMOが参画する目的は、PMをバックアップして、プロジェクトのスムーズな進行を実現させることです。スケジュール管理や、ドキュメント作成・データ収集などの作業が苦手な人は、PMOとしての働き方が向いていないといえます。
以下の記事ではPMOの転職について紹介しています。これからPMOを目指そうと考えている方にも役立つ情報を紹介しているので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
PMO転職の3つの方法を紹介！転職人材に求められる能力や役立つ資格も解説
PMO向けの関連資格
ここからは、PMOとして働く際に役立つ見込みのある関連資格を2つ紹介します。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格
一般社団法人日本PMO協会（NPMO）の認定資格で、プロジェクトマネジメントにおける基本的な知識・技術の習得を証明できます。受験資格は一切不問ですが、事前に指定のNPMO認定教材（eラーニング）で学習を終えている必要があります。
また、この資格は2年ごとの更新制度が採用されていることも特徴です。この制度により最新の知識・技術を学ぶ機会が得られるため、継続的なキャリアアップに役立ちます。
PMOスペシャリスト認定資格
同協会の認定資格で、より実務で役立つ知識が問われることが特徴です。受験資格は、「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」の取得、もしくは他団体のプロジェクトマネジメント関連資格を取得していることです。
こちらの資格に関しても2年ごとの更新制となっています。有資格者は名刺への記載なども可能なので、自身の人材価値をアピールする材料としても効果的です。
まとめ
企業プロジェクトの成功確度を高めるために、PMOは重要な役割を果たすポジションにあります。職種やスタイルによってプロジェクトに関与するスタンスは変化しますが、いずれにしても、PMの正確な意思決定をサポートする役目は変わりません。
すでにPMとして経験を積んでいる方や、場数を踏んでさらに知見を広げたい方は、PMOの働き方が向いているでしょう。
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また、PMO案件を取り扱うエージェントは多岐に渡るため、複数のエージェントを活用し比較検討することもおすすめです。
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